Data protection policy

Our organization places a high value on data protection and data security for our partners and users of our websites. Transparent processing and protection of your personal data are therefore especially important to us.

The present declaration will give you an overview of how your personal data is collected and processed when you visit our websites and how you can possibly contribute to better protection of your data.

Who is responsible for processing

Department of Applied Tumor Biology
Im Neuenheimer Feld 224
69120 Heidelberg
Germany

E-Mail: info@atb-heidelberg.de
Phone: +49 6221 56-4220

What is personal data

Personal data is any information concerning natural persons that can be identified or are identifiable. Crucial is therefore whether the data collected relates to a person. This data includes information like your name, address, telephone number, and email. In­for­ma­tio­n that does not directly relate to your real identity, like fa­vou­rite web­si­tes or the number of a website’s visitors, is not personal data.

How we collect and process your personal data

When you visit our websites, our web ­ser­vers tem­po­rarily store the requesting computer’s data according to standard procedure for sys­tem­ security purposes, our web­si­tes that you visit, the date and duration of your visit, identification data of the brow­ser and operating system used as well as the website from which you visit our website. Other personal data like your name, address, telephone number or email are not collected, unless you provide this data of your own accord, e. g. for purposes of re­gis­tration, survey, raffle, contract implementation or inquiry.

How we use your personal data, how we transmit them

As long as it is possible to enter personal or corporate data on the website (emails, names, addresses), the act of providing this data on the user’s part is explicitly voluntary. Emails are transmitted via a contact form. If you send us a message of this kind, your personal data is only collected as long as it is needed for a reply. The email is transmitted without encryption.

The personal data you provide is used exclusively for the purposes of technical website administration and to fulfil your wishes and needs, which means it is used, as a rule, to implement the contract we concluded with you or to reply to your inquiry.

We use this data for statistics purposes only with your prior consent and unless you – as long as stipulated by law – filed an objection.

Your personal data is not transferred, sold or otherwise transmitted to third parties, unless necessary for the implementation of the contract or you gave your explicit consent.

Any consent can be revoked at any point taking effect in the future.

How long your data is stored

As a rule, we store all information you provided until the respective purpose is fulfilled, e. g. a contractual purpose. For instance, until execution for inquiries, until you unsubscribe – for newsletters. Should a longer period for data storage be needed according to law, it will be stored accordingly.

Should you no more wish us to use your data, we shall promptly fulfil your request (please contact us via the address provided under „Contact“).

When is your data deleted?

The personal data is deleted if you revoke your consent for data storage, if the data is no more needed for the purpose for which the data was stored or if data storage is impermissible for other lawful reasons. Deletion request does not concern data for settlement and accounting purposes.

Use of COO­KIES

When you visit our websites we use so-called cookies. These are small text files that are stored on your computer. Coo­kies help us determine the number of visitors and users of our websites as well as make our offers for you as convenient and efficient as possible.

On the one hand we use the so-called “ses­si­on coo­kies” that are stored only for duration of your use of our websites. On the other hand, we use “per­ma­nen­t coo­kies” in order to get in­for­ma­tio­n about visitors who regularly visit one of our websites. The purpose of these coo­kies is to offer you the best possible user experience as well as “to recognize” you and offer you diverse information and new content. The content of the per­ma­nen­t coo­kies is limited to the identification number. Name, IP-addres­s etc. are not stored. No profile is created about your user behavior.

You can also visit our websites without coo­kies. You can deactivate storage of cookies in your browser, limit it to certain websites or change your brow­ser’s settings so that it informs you as soon as coo­kies are sent. However, bear in mind that deactivation will lead to a limited display of the website and limited usability.

Cookies that are necessary for electronic communication or for certain functions you want to use are stored according to art. 6 (1)f GDPR. The website operator has a legitimate interest to store cookies in order to provide technically accurate and optimized services. If other cookies are stored (e. g. cookies to analyse your internet search behavior), they will be addressed separately in the present data protection declaration.

What we do to ensure secure processing

Our oranisation takes all necessary technical and organisational security measures to protect your personal data from loss and misuse. So your data is stored in a secure environment with no access for the public. In some cases your personal data is transmitted with encryption by the so-called Se­cu­re So­cket Lay­er tech­no­lo­gy (SSL). This means that com­mu­ni­ca­ti­on between your com­pu­ter and our company’s ser­vers is done with a recognized encryption technology if your brow­ser supports SSL.

This is the legislative basis

When we request consent of respective individuals for processing of their personal data, we act on the basis of art. 6 1a of the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

During processing of the personal data necessary for implementation of a contract whose party the person in question is, we act on the basis of art. 6 1b of the GDPR. This also concerns the processing necessary for the implementation of pre-contractual measures.

If processing of personal data is necessary for fulfilment of a legal obligation of our company, we act according to art. 6 1c of GDPR.

If processing of personal data is in vital interests of the person in question or any other natural person, we act according to art. 6 1d of GDPR.

If processing is necessary to protect our company’s or a third party’s legitimate interests and unless the interests, basis rights and freedoms of the person in question prevail, we act according to art. 6 1f of GDPR. Legitimate interests are in particular ensuring operations and website security, analysing the way visitors use the website and making the website use easier.

These are your data protection rights

According to the applicable legislation, you have at any time the right to obtain free information about your personal data stored, its origin and possible recipients as well as the purpose of processing (art. 15 GDPR) and if the case may be the right to correct incorrect data (art. 16 GDPR), delete the data (art. 17 GDPR), limit the processing according to art. 18 GDPR, object (art. 21 GDPR) and the right to portability of your data (according to art. 20 GDPR). For information and deletion rights there are certain restriictions according to §§ 34 and 35 of the German federal data protection act (BDSG).

You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority in case of data protection law violation (art. 77 GDPR and §19 BDSG). The supervisory authority for data protection issues is the data protection officer in the federal state (Bundesland), where our organisation is resident. You can find the list of data protection officers and their contact data here: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

How YOU CAN revoke consents given for data processing

Processing is often only possible with your explicit consent. You can revoke such consent at any time. To do this, an informal email will be enough. The data processing that took place before this cancellation will remain unaffected.

Changes to data protection declaration

Possible changes to the present data protection declaration will be timely made public on this website.

Web Analytics and Advertisement

Google Analytics

Our website uses Google Analytics, known as a web analytics services. This service uses “cookies,” which are data files stored on your computer that enable us to analyze use of the website. For this purpose, the usage information generated by the cookie (including your truncated IP address) is transmitted to our server and saved for usage analysis, which enables us to optimize the website. At the start of this process, your IP address is made anonymous so that you, the user, remain anonymous to us.

With Google Analytics, the information generated by the cookie is generally transferred to a Google server in the USA and stored there. However, if IP anonymization is enabled on this website, your IP address within the member states of the European Union or other contracting states of the European Economic Area will be truncated by Google prior to transfer. Only in exceptional cases is the full IP address transferred to a Google server in the USA and truncated there. On behalf of this website operator, Google will use this information to evaluate your use of the website, to compile reports on website activity, and to provide other services regarding website activity and Internet usage to the website operator. The IP address transmitted by your browser as part of Google Analytics will not be merged with any other data held by Google. (Source: www.datenschutzbeauftragter-info.de)

You can refuse the use of cookies by selecting the appropriate settings on your browser; however, if you do so, you may not be able to utilize the full functionality of this website.

If you do not agree to the storage and analysis of data from your visit, you can block this (including your IP address) with a mouseclick at any time. In this case, an “opt-out cookie” is stored on your browser, with the result that no session data is collected.

Caution: If you delete your cookies, the opt-out cookie will also be deleted, and you may need to reactivate it.

Yandex Metrica

We use Yandex Metrica, a web analysis and click tracking service by Yandex, with business address in 119021 Moscow, L. Tolstoj Street 16. The information about how you use our website produced through this service (including your IP-address) is transmitted to Yandex’s server in the Russian Federation and stored there. For this purpose cookies are used on your end device. Cookies are text documents that are saved on your computer and allow analysis of how you use the website. Yandex will use this information to evaluate the way you use the website in order to prepare reports about website activities for the website operator and provide other services in connection with the use of website and Internet. Yandex will also transfer this information to third parties if required by law or if this data is processed by third parties as commissioned by Yandex. You can at any time object to this form of collection and storage of data with effect in the future. You can do this by changing your browser’s settings and so prevent storage of cookies by the website www.metrica.yandex.com.

Google AdWords und YandexDirect

Moreover, we use the online advertising programs called “Google AdWords” and “YandexDirect” and in this connection, we track the respective conversions as well.  If you click on an ad by Google/Yandex, a cookie will be stored on your computer to track conversions. These cookies lose their validity after 90 days, do not contain any personal data, and therefore cannot be used to personally identify users.

If you visit certain Internet pages of our website, and the cookie has not expired yet, Google and we can discern that you have clicked on the ad and were forwarded to this page. Every Google Adwords customer receives a different cookie. In this way, there is no possibility for cookies to be traced across the websites of AdWords customers.

The information obtained with the aid of the conversion cookie shows us the total number of users who have clicked on their ad and have been forwarded to a page provided with a conversion-tracking tag. However, we do not receive any information with which users can be personally identified.

If you do not wish to participate in the tracking, you may opt out of this use, by preventing the installation of the cookies through the corresponding setting of your browser software (deactivation possibility). In this case, you will not be incorporated into the conversion-tracking statistics. You will find more information and the Google data protection statement under: http://www.google.com/policies/technologies/ads/, http://www.google.de/policies/privacy/

GOOGLE WEB FONTS

This site uses so-called web fonts provided by Google for the uniform representation of fonts. When you open a page, your browser loads the required web fonts into your browser cache to correctly display texts and fonts.

To do this, the browser you use must connect to Google’s servers. As a result, Google learns that our website has been accessed via your IP address. The use of Google Web Fonts is in the interest of a consistent and attractive presentation of our websites. This constitutes a legitimate interest within the meaning of art. 6 1f of GDPR

If your browser does not support Web Fonts your computer uses standard fonts.

You can find more information about Google Web Fonts at developers.google.com/fonts/faq and in the privacy policy declaration of Google: https://www.google.com/policies/privacy/.

GOOGLE MAPS

This website uses the web mapping service Google Maps via an API. It is provided by Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Use of Google Maps’ functions requires saving your IP address. This data is normally transmitted to a Google server in the USA and saved there. The present website’s provider has no influence on this data transmission.

The use of Google Maps provides for an appealing representation of our online offers and easier findability of the places indicated on our website. This is considered a legitimate interest according to Art. 6, 1(f) of the GDPR.

You can find more information on use of users’ data in Google’s privacy policy: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

USE AND APPLICATION OF YOUTUBE

The present website has integrated YouTube components. YouTube is a video-sharing website that allows video publishers to publish video clips and other users to watch, rate and comment on these free of charge. YouTube allows publication of all kinds of videos, therefore full film videos and TV-programs as well as music videos, trailers or users’ own videos are available on the website.

YouTube’s operating company is YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. YouTube, LLC is a subsidiary of Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA.

Every time you view one of our webpages where there is an integrated YouTube component (YouTube video) the respective YouTube component will automatically prompt your internet browser to download display of the respective YouTube component from YouTube. You can find further information on YouTube under www.youtube.com/yt/about/de/. This technical process allows YouTube and Google to understand, which subpage of our website you view.

As long as you are logged-in on YouTube at the same time, the visit of a subpage with a YouTube video will help YouTube detect which subpage of our website is viewed by the respective person. This information is collected by YouTube and Google and assigned to the respective YouTube account of the respective person.

YouTube and Google receive information via a YouTube component that the respective person has visited our website every time you are logged in on YouTube at the moment you visit our website. This happens whether you click on a YouTube video or not. If you do not wish this data to be transmitted to YouTube and Google, you can prevent this by logging out of your YouTube account before visiting our website.

YouTube’s privacy policy available under www.google.de/intl/de/policies/privacy/ provides more information on collection, processing and use of personal data by YouTube and Google.

Registration

You have the opportunity to register on our website by providing personal information. Which personal data is to be sent to the controller is derived from the respective data entry mask used for the registration. The personal data you enter will be collected and stored solely for internal processing by the controllers and for own purposes. The controller may arrange for the transmission to one or more processors, such as a parcel service, who also uses the personal data only for internal use attributable to the controller.

By registering on the website of the controller the data, the IP address assigned by your Internet service provider (ISP), the date and time of registration are also stored. This data is stored because this is the only way to prevent the misuse of our services and, if necessary, to use this data to investigate past crimes and copyright infringements. Thus, the storage of this data is required to protect the controller. The data will not be transmitted to third parties as a rule, unless there is a legal obligation to pass on the data or unless the disclosure serves the criminal or legal prosecution.

Your registration and the voluntary provision of personal data serves the controller to provide you with content or services that, due to the nature of the case, can only be offered to registered users. Furthermore, your registration serves the monitoring of the use of the copyrighted texts issued by us, as well as the verification of link setting and copyright naming, as well as our own documentation purposes. In addition, we use the data collected for customer acquisition, in particular for telephone contact and the sending of advertisement by conventional mail and e-mail. Registered persons are free to delete the personal data given at the time of registration completely from the database of the controller.

The controller will inform you at any time on request about which of your personal data is stored. Furthermore, the controller corrects or deletes your personal data at the request or notice of the person in question, insofar as this does not conflict with legal data retention requirements. The data protection officer named in this data protection statement and all coworkers of the controller are available to assist you in this regard.

Special notes for the subscribers of the international newsletter

The data you enter is saved and processed, as commissioned by us, by CleverReach® for the purpose of sending our newsletter to the email address you entered into the form. According to the agreement about the commissioned data processing between the Heidelberg University Hospital and CleverReach®, your data can be solely used for this purpose. You can unsubscribe from our newsletters at any time. In this case your saved data will be deleted after 1 month. Your saved data is stored on the CleverReach ® servers in Germany and Ireland. At any time you can request information about all data saved.

We use Google service reCaptcha to see if it is a person or a computer that enters a particular piece of information in our contact or newsletter form. On the basis of the following data Google determines if you are a person or a computer: IP address of the end device used, the web page that you visit on our website and where the Captcha is integrated, the date and duration of the visit, the identification data of the browser and operating system types used, Google account, if you are logged to Google, cursor movements on the reCaptcha surfaces as well as the tasks where you need to identify pictures. The legal basis for the data processing described is art. 6 1 (f) of the GDPR. This data processing takes place for the purposes of our legitimate interest to provide our website’s security and protect us from automatic input (attacks).

A.      Datenschutzerklärung nach der DSGVO

I.          Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

atb – Angewandte Tumorbiologie
Im Neuenheimer Feld 224
69120 Heidelberg
Deutschland

Tel.: 06221/56-4220
E-Mail: info@atb-heidelberg.de

III.     Allgemeines zur Datenverarbeitung

1.        Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.        Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3.        Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

IV.     Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

1.        Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  • Das Betriebssystem des Nutzers
  • Den Internet-Service-Provider des Nutzers
  • Die IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
  • Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2.        Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

 

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.        Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.        Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

5.        Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

V.       Verwendung von Cookies

  1. a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

  • Spracheinstellungen
  • Log-In-Informationen
  1. b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  1. c) Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:

  • Verwaltung und Wiedererkennung von Benutzersitzungen angemeldeter Benutzer
  • Übernahme von Spracheinstellungen
  • Merken von Suchbegriffen

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

  1. e) Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

VI.     Registrierung

1.        Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite bieten wir Nutzern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

  • Name
  • E-Mail-Addresse

Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:

  • Die IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit der Registrierung

Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

2.        Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.        Zweck der Datenverarbeitung

Eine Registrierung des Nutzers ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserer Website erforderlich.

Darunter fallen das zur Verfügung stellen von Inhalten, die aus urheberrechtlichen Gründen oder nach §2 HWG nur einem definierten Personenkreis zugänglich gemacht werden dürfen; deswegen müssen sich Benutzer über das Merkmal Ihrer Benutzerkennung der Website gegenüber authentifizieren und so ihre Zugehörigkeit zu diesem Personenkreis bzw. Fachkreis nachweisen.

4.        Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs erhobenen Daten der Fall, wenn die Registrierung auf unserer Internetseite aufgehoben oder abgeändert wird.

5.        Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Dazu genügt ein formloser Antrag an info@atb-heidelberg.de oder die unter “Kontakt” aufgeführte Postadresse.

VII.       Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

1.             Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

  • Name
  • E-Mail-Adresse

darüber hinaus gegebenenfalls

  • Tätigkeitsbereich

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

  • Die IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit der Registrierung

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

2.        Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.        Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

4.        Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

 

5.        Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Widersprüche können formlos an info@atb-heidelberg.de oder an die unter „Kontakt“ aufgeführte Postadresse gerichtet werden.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

VIII.         Rechte der betroffenen Person

Die folgende Auflistung umfasst alle Rechte der Betroffenen nach der DSGVO. Rechte, die für die eigene Webseite keine Relevanz haben, müssen nicht genannt werden. Insoweit kann die Auflistung gekürzt werden.

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1.        Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

(1)       die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;

(2)       die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;

(3)       die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;

(4)       die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;

(5)       das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;

(6)       das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;

(7)       alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;

(8)       das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Bei einer Datenverarbeitung zu wissenschaftlichen, historischen oder statistischen Forschungszwecken:

Dieses Auskunftsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

2.        Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

Bei Datenverarbeitung zu wissenschaftlichen, historischen oder statistischen Forschungszwecken:

Ihr Recht auf Berichtigung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

3.        Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

(1)       wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;

(2)       die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;

(3)       der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder

(4)       wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Bei Datenverarbeitung zu wissenschaftlichen, historischen oder statistischen Forschungszwecken:

Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

4.        Recht auf Löschung

a)        Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

(1)       Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.

(2)       Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

(3)       Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.

(4)       Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

(5)       Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.

(6)       Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b)        Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c)        Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

(1)       zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;

(2)       zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

(3)       aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;

(4)       für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder

(5)       zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5.        Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6.        Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

(1)       die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und

(2)       die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7.        Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

Bei Datenverarbeitung zu wissenschaftlichen, historischen oder statistischen Forschungszwecken:

Sie haben auch das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, bei der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgt, dieser zu widersprechen.

Ihr Widerspruchsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

 

 

8.        Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9.        Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

(1)       für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,

(2)       aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder

(3)       mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.

Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

10.    Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.